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通过报告进行项目改进

报告可以改进和多方面的项目交流：

• 组员：改进合作和提高士气。
• 机构： 把项目看作使命的一部分；改善计划。
• 合作伙伴： 改进协调和问责。
• 利益相关方：通过项目成绩赢得信誉， 提升在参观者和支持者中的美誉度。
• 赞助者： 向项目赞助者证明自己是负责任的，并可以将项目成功作为你的才能和经历的例证，以便赢得将来的资助。

下列活动分别影响到了哪些群体？

资助声明：通过发送贺信形式的新闻通稿给你的董事会，成员，朋友，以及其他所有支持该机构的社区成员，宣告你的机构经过竞争获得了一个资助的消息。资助者们会很高兴你为他们的资助做宣传。成员，机构和合作伙伴对获得公众关注都感到乐意。这样利益相关者都会你表示高度认可，并会持续关注你以后的服务。

周报：每周发送一份关于软件原型的开发报告给所有项目组员，甚至包括非软件组的组员：很可能只有软件组才会阅读此报告，但这样做可以让不同部门和不同职责的成员全面了解整个工作进程。

年报：你发送一份年报给资助机构：资助机构很可能是这么要求的。但是和你的机构，合作伙伴和项目组分享报告或执行概要是很有用的。

专题故事：你为简讯，年度报告或者你的网站撰写项目的专题故事。确保提供链接或网址给任何资助机构，以便用户了解更多这项资助有关的信息。你的目标人群可能会看到，但主要的目的是吸引社区中利益相关者尤其是可能的参与者的注意。

扩展服务：你发布新闻稿给新闻媒体，指出你的项目将进行扩展服务。你重要的目标群体将会成为社区中的利益相关者，但你的宣告将可能成为给目标群体报告的一部分。

 

新闻发布

一种特殊的有用的报告是新闻稿。当你强调成果，你就用社区关心的语汇讲述这个故事－你如何改善了他们的生活。在整个项目过程中，你通过准备如下新闻发布可以获得公众关注，吸引支持者：

• 庆祝项目获得启动基金；
• 宣布服务的推出；
• 报告项目的成功

撰写新闻稿：指出谁，什么，何时，哪里以及为什么。挖掘逻辑模块来获取内容。

发布新闻稿：发展与报道社区项目的当地出版界和媒体的关系。维护一个文件，从报模块上剪下并保存好的例子。制作一个发布表，包括报纸，电视台，新闻和有线服务，然后将将你的新闻稿传真过去。 并随之打电话过去以确认收到并为你的故事做一做“推销”。如果可能的话，新闻稿中应当包含一张图片。

纸质新闻稿例子

（此例子由博物馆和图书馆服务机构提供）

即刻发行 （联系方式：你的机构， 联系人名字，电话号码 和电邮地址） IMLS 联系方式: Eileen Maxwell, 202/606-8339 or emaxwekk@imls.gov （此处插入你的机构名）获得了著名的博物馆和图书馆服务资助机构的拨款 （此处插入你机构所在的城市名）在联邦博物馆和图书馆服务机构（IMLS）的资助下，（说明你的机构将此经费用于社区福利） （此处插入你机构总监的引语） （此处插入IMLS拨款的“事实快报”中提供的博物馆和图书馆服务机构总监的引语） （使用IMLS拨款的“事实快报”中的“项目陈述”和“关键统计数据”） 博物馆和图书馆服务机构是一家独立联邦拨款机构，致力于通过帮助图书馆和博物馆的社区服务，创造和维护一个由学习者组成的国家。

 

公共服务声明

电台公共服务声明
公共服务声明稿（10-30秒）。由博物馆和图书馆服务机构提供。

公共服务声明 使用截止日期：2006å¹´11月31号 ：30 指声明时间为30秒。  å’Œä½ çš„宝宝分享的最重要的活动之一就是阅读。 这是布朗县图书馆为青少年父母们提供“生而为读”项目的原因。辅导员提供指导，一个视频提供了建议，图书馆管理员分发书籍和其他资料。该项目通过联邦博物馆和图书馆服务机构的资助成为可能。 想知道更多的信息或申请成为志愿者，请拨打电话505/555-1234。

 

通过报告成果增加可信度

报告成果的另一个原因是当你包含成果时，你的报告就拥有了可信度。以下你将读到报告初稿和改进版。增加的部分用斜体进行强调。

注意增加的内容。

原版报告

华盛顿公共图书馆很高兴地庆祝我们的夏季活动“和我一起来阅读”的结束。此活动将父母和他们的孩子聚集到一起，在七月和八月间进行每周的书本讨论。

我们知道父母和孩子关系的特殊性。孩子喜欢和父母一起做事。阅读也很重要！阅读为孩子们在学校的表现奠定基础。

华盛顿公共图书馆很高兴给社区的孩子和父母带来了一次这样的机会。

改进版报告

华盛顿公共图书馆很高兴地庆祝我们的夏季活动“和我一起来阅读”的结束。这一活动吸引了20多个三四年级的学生，30个五六年级的学生和他们的父母，在七月和八月间进行每周的书本讨论。
我们知道父母和孩子关系的特殊性。孩子喜欢和父母一起做事。阅读也很重要！阅读为孩子们在学校的表现奠定基础。

在八月底，大多数父母报告说他们的孩子在夏天读的书超过了小组讨论到的四本书。去年，当我们在秋季活动结束后联系参加活动的这些父母，他们说孩子们的老师们已经注意到孩子们的阅读技巧得到了提高，并且对于几个孩子，他们的分数提高了。孩子们自己也说他们在活动中觉得读书很有趣，而且和父母在一起读书很快乐。
华盛顿公共图书馆很高兴给社区的孩子和父母带来了一次这样的机会。

 

 

什么是成功？

图书馆期末报告表明项目通常满足或超出了成功目标，但是如果你的项目没有怎么办？ 此次报告还是成功的吗？

一个好的报告包括如实描述发生的事情，分析成功的原因和存在的不足。它允许别人从此次经历中学习。

最重要的是，一个好的报告能让你自己从中获得学习。如果你没有从自己的报告中学到什么，那你就要自问一下了。

• 什么没发生？可解决吗？ （是/否，但是…）
• 发生了什么？可避免的吗？（是/否，但是…）
• 你离成功有多近？
• 你完成了有价值的Y而不是计划完成的X吗?
• 如果你再次来做这个项目，你会在什么地方有所不同？

 

 

 

期中修正

考虑期末报告中的以下评论。当你开发逻辑计划模型和计划你的报告时，应考虑早期报告如何帮助你纠正期中的错误。

什么没发生？可解决吗？

我们没有实现参与者的数量目标。我们本来可以如何补救？ 组建规模更大的组来防备参与者半途而废？

什么发生了？可避免吗？

公交车罢工影响了离校较远的家庭来参加这一活动。我们可以避免这种情况发生吗？ 不行，但是…我们可以把该项目暂停一周吗？ 还是将本周的活动重复一周？

你离成功有多近？

我们意识到我们计划时没有考虑到人员流失的情况，所以我们扩大了班级规模，并增加了人数，但还是与我们的目标数少了2个。

你完成了有价值的Y吗?
没实现目标，但我们开发的指南将为会以后提供有价值的起点。

如果你再次来做这个项目，你会在什么地方有所不同？

回顾一下，你会如何调整你的预算，人员，时间？ 为小孩子的活动准备甜点。确保讲故事的人从邻里来。在期末后的7到14天里开启机构运行，根据这次的经历调整目标和未来的项目。

 

 

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